Info tentang Emis Tahun 2019/2020 Semester 1 Tahun 2019, kerjakan berdasarkan Skala Prioritas yang dibutuhkan terlebih dahulu (walaupun diwajibkan untuk melengkapi seluruh data yang ada di setiap menu ataupun sub menu yang ada di dalam aplikasi Emis online):
UPDATE DATA ROMBEL:
- Setelah Login masuk di Menu Sarpras -> Rincian data Ruangan -> Aksi -> Ubah Data -> Isikan atau lengkapi data-data yang ada -> Simpan.
- Lengkapi juga pada Menu Aksi -> Rombongan Belajar -> Tambahkan Jumlah siswanya atau Edit Data yang perlu disesuaikan -> Simpan.
- Jika Rombel belum ada, maka Tambah data (letaknya tombol di pojok kiri atas).
UPDATE DATA KURIKULUM:
- Setelah Login masuk di Menu Kelembagaan -> Proses KBM -> Sesuaikan isian "Kurikulum Yang Digunakan" dan/atau lengkapi data-data lainnya -> Simpan.
dan/atau cek di menu
- Sarpras -> Rincian data Ruangan -> Aksi -> Ubah Data -> Isikan atau lengkapi data-data yang ada -> Simpan.
UPDATE DATA KEPALA RA/MADRASAH:
- Setelah Login masuk di Menu GTK -> Centang salah satu nama Guru -> Edit -> Tugas Tambahan/jabatan -> Tambahkan Data yang diperlukan -> Simpan.
(Sebaiknya hapus Data Kepala RA/Madrasah yang lama)
- Bila nama guru belum ada, maka lakukan penambahan baru/mutasi masuk
- Bagi guru yang masih bersatminkal di lembaga lain (masih akan dijadikan kepala madrasah), maka laporkan melalui Pendma Kabupaten dengan persyaratan membawa Surat Keterangan Mutasi Keluar dari lembaga lama dan Fotokopi SK GTY dari lembaga baru (Satminkal).
UPDATE KESISWAAN
Cek dan pastikan jumlah siswa mulai dari kelas awal sampai dengan kelas akhir sesuai dengan kenyataan yang ada, melalui menu Kesiswaan -> Ringkasan Siswa.
Bila jumlah siswa masih belum sesuai lakukan:
PENAMBAHAN SISWA
- Penambahan atau masukkan siswa melalui menu "mutasi umum" (isikan data profil siswa) atau mutasi madrasah (isikan NSM RA/Madrasah asal klik Cari -> pilih siswa yang akan ditambahkan -> Daftarkan), khusus jenjang RA penambahan siswa baru bisa melalui template atau lakukan penambahan manual satu persatu melalui Siswa Baru/PPDB. "Untuk sementara ini fiturnya masih ditutup oleh pusat".
- Cari siswa pada sub menu "Siswa Aktif" -> cari nama siswa (kotak isian di pojok kanan atas) -> Centang Nama siswa dimaksud -> sesuaikan kelas dan rombelnya (pada menu pojok kiri atas -> klik "Ubah Kelas dan Rombel".
- Cari siswa pada sub menu "Siswa Non Aktif" -> cari nama siswa -> Centang Nama siswa dimaksud -> Kembalikan.
- Cari siswa pada sub menu "Alumni" -> cari nama siswa -> Centang Nama siswa dimaksud -> Batalkan Kelulusan.
- Cari pada sub menu "Siswa Mutasi Masuk -> cari nama siswa dimaksud -> klik tombol detail berwarna biru (letak di samping kanan data siswa) -> Simpan, kemudian cari data nama siswa yang sudah ditemukan tadi pada sub menu "Siswa Aktif" -> centang nama siswa dimaksud -> sesuaikan kelas dan rombelnya (pada menu pojok kiri atas -> klik "Ubah Kelas dan Rombel".
- Bila penambahan siswa dengan cara tersebut di atas masih belum/tidak berhasil, maka ajukan Data siswa tersebut melalui seksi Pendma Kabupaten, dengan mengisi form excel dan dilampiri berkas fotokopi ijasah terakhir/akta kelahiran beserta fotokopi Kartu Keluarga (KK). "Untuk semestara ini penambahan siswa RA masih belum bisa"
PENGURANGAN SISWA (DATA SISWA GANDA, PINDAH SEKOLAH, DO, MENINGGAL, PUTUS SEKOLAH)
- Bila mengalami kelebihan jumlah siswa, cek pada sub menu "siswa ganda" (centang nama siswa yang ganda -> hapus)
- Bila siswa ganda tidak ada/tidak ditemukan, maka lakukan pencarian melalui sub menu "Siswa Aktif" -> isikan nama menggunakan ejaan yang mirip/berbeda pada kotak pojok kanan atas -> klik tombol kaca pembesar, setelah nama siswa ditemukan, maka pilih aksi -> mutasi siswa -> isikan data yang diperlukan -> proses.
"Untuk sementara ini jangan lakukan proses penghapusan data siswa ganda"
Selanjutnya bagi Madrasah yang ada siswa kelas 6, 9, dan 12 atau siswa kelas akhir yang akan melaksanakan ujian (CAPESUN)
EMIS CAPESUN:
Setelah login EMIS masuk di Menu Kesiswaan-> CAPESUN. Cek jumlah siswa kelas akhir pada halaman paling bawah sudah sesuai (pastikan nama-nama siswanya sudah lengkap). Kadang kelebihan jumlah siswa bisa dikarenakan ada siswa ganda, atau data pada sub menu "Siswa Aktif" -> Aksi -> Detail Siswa -> "Riwayat UN sebelumnya" ganda (kasus ini terjadi bagi jenjang MTs dan MA), untuk sementara siswa ganda yang ada di dalam capesun "abaikan/jangan hapus data (untuk menghindari terjadinya siswa hilang/kekurangan jumlah siswa)", data ganda yang ada di sub menu CAPESUN akan di cleansing oleh pusat.
Setelah Jumlah Capesun sesuai, maka validasi/perbaiki data detail Capesun secara Manual satu persatu melalui edit detail "Siswa Aktif" pada EMIS secara online, atau secara Kolektif melalui menu "Template", unduh/download semua file template ("Kebutuhan Khusus", "NIK NISN dan NIS Lokal", "Tempat Tinggal", "Informasi Orangtua", Alamat Tinggal Ortu, dan "UN Jenjang Sebelumnya") dan lengkapi data-datanya se-valid mungkin (data berdasarkan "akta kelahiran, ijasah sebelumnya, SHUN sebelumnya, dan KK", serta Juknis), kemudian unggah/upload sesuai nama template-templatenya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan bila updating data-data melalui template adalah:
- Isi data-data pada template sesuai juknis pengisian template
- Data yang ada saat unduh template adalah siswa yang datanya masih belum terisi penuh di EMIS
- sebelum unggah template pastikan file ber-ekstensi ".csv" dengan pemisah koma ( , ) bukan titik koma ( ; ) >> bisa dicek manual dengan cara klik kanan pada file template -> open with notepad.
Jadwal pengerjaan EMIS CAPESUN tingkat lembaga dan terkait penambahan siswa serta perbaikan data oleh Pendma Kabupaten sampai dengan tanggal 20 Desember 2019.
VERVALPD
Selanjutnya, masuk ke laman : http://vervalpdnew.data.kemdikbud.go.id/ menggunakan akun yang sudah didaftarkan di laman : https://sdm.data.kemdikbud.go.id/, bagi yang belum punya akun, daftarnya di laman : https://sdm.data.kemdikbud.go.id/index.php?r=pegawai/operatorbaru, untuk cek status pendaftaran akses melalui laman : https://sdm.data.kemdikbud.go.id/index.php?r=pegawai/cekAktivasi, sedangkan lupa password, di laman : https://sdm.data.kemdikbud.go.id/index.php?r=pegawai/lupaPassword
Bagi calon pendaftar akun baru, sebaiknya disipakan dahulu scan Surat Tugas Operator, serta memiliki e-mail yang masih aktif (bisa masuk ke e-mail-nya), dan setelah berhasil daftar dan akun sudah diaktifkan oleh pdspk, maka update data sekolah terlebih dahulu melalui laman: http://vervalsp.data.kemdikbud.go.id/verval/. Dokumen yang diperlukan adalah scan asli Piagam Ijin Operasional.
Hal-hal yang harus dikerjakan di vervalpd adalah mengajukan data-data sebagai berikut:
- Data NIK, Ejaan Nama Siswa, Tempat Lahir, Tanggal Lahir, dan Nama Ibu Kandung serta Jenis Kelamin melalui menu "Edit Identitas". Dokumen yang diperlukan adalah scan asli Kartu Keluarga (KK), perbaikan data dibatasi maksimal 3x setelah disetujuai oleh Pendma Kabupaten.
- Sedangkan menu "Edit NISN" bisa digunakan untuk meng-klaim NISN siswa, bila memiliki lebih dari satu NISN. Dokumen yang diperlukan adalah hasil printscreen/screenshoot asli dari laman : https://nisn.data.kemdikbud.go.id/page/data?nisn= dengan catatan NISN yang akan diklaim memiliki kemiripan lebih dari 75%.
Kemudian data yang sudah diajukan oleh lembaga akan di verifikasi oleh Pendma Kabupaten.
Jadwal persetujuan vervalpd dari akun Pendma Kabupaten sampai dengan tanggal 20 Desember 2019.
PDUN
Setelah data-data yang ada di laman EMIS CAPESUN dan VERVALPD lengkap dan valid data-datanya, maka masuk ke laman : https://pdun.data.kemdikbud.go.id/ dengan menggunakan akun yang banyak dikenal operator lembaga, yakni akun vervalpd atau laman:https://sdm.data.kemdikbud.go.id/, untuk unduh berita acara dan file (.dz / .ez). Selanjutnya cetak berita acara rangkap 5 (1 untuk Pendma, 1 untuk Lembaga, dan 3 untuk diknas/cabdin) yang sudah di stampel (basah) dan ttd kepala madrasah serta pengawas dan softcopy ke cabdin/diknas dan pendma Kabupaten.
Jadwal penyetoran berita acara dan softcopy file dz/ez sampai dengan tanggal 20 Desember 2019.
BIOUN
Bagi jenjang MA dipersilahkan berkoordinasi dengan cabdin terkait form excel (untuk percepatan), akun dan password BIOUN MA, sedangkan jenjang MTs dipersilahkan berkoordinasi dengan diknas untuk akun dan password BIOUN MTs.
Kemudian bila data sudah fix dari aplikasi BIOUN diknas/cabdin akan mencetakkan DSN 1x refisi (bila terjadi refisi DNS atau perbaikan data-data siswa, maka memperbaiki data-datanya dimulai lg dari EMIS CAPESUN/VERVALPD kemudian PDUN, dan Cetak DNS lagi melalui Akun BIOUN) yang selanjutnya akan diterbitkan DNT. Bila DNT sudah diterbitkan, maka tidak akan ada lagi Refisi.
Info selengkapnya menyusul (termasuk Jadwal Penyetoran DNS dan DNT).
UN-BK
Data calon Peserta ujian akan diambilkan atau tarik data/sinkronisasi biodata siswa dari BIOUN, updating data Sekolah (termasuk data proktor, teknisi, infrastruktur), rincian ruang ujian, server, dan klien, serta pengaturan pembagian sesi melalui web UNBK seperti tahun-tahun sebelumnya.
Info selanjutnya menyusul
TROUBLESHOOTING atau KUMPULAN PERMASALAHAN
Tanya : Menu edit nama yang salah kapan akan muncul lagi
Jawab : Lapor ke Pendma Kabupaten (sudah dijelaskan di atas).
Tanya : Mutasi siswa ada yang tidak mau pindah dari asal (jenjang RA)
Jawab : Akan kita laporkan ke tim Emis Pusat, yang cleansing adalah Emis Pusat
Tanya : Template tidak muncul bagi siswa yang masih menunggu atau masuk referensi
Jawab :
Cari siswa dengan ejaan nama yang sedikit berbeda di menu siswa aktif, alumni siswa dan siswa non aktif
Tanya : Template jenjang UN jika di uload 2x di menu capesun akan doble
Jawab : Abaikan akan di cleansing emis pusat.
Tanya : PTK mutasi Hilang saat setelah maintenance
Jawab : Akan kita laporkan ke team emis pusat
Tanya : Menu ajuan NPSN di vervalsp muncul ajuan madrasah yang sudah punya NPSN
Jawab :
- Masih di petakan untuk user yang bisa akses di tingkat prov dan kab/ko
- Akan di tanyakan ke PDSPK jawaban extra=>(lembaga baru akan di siapkan senin)
Jawab : Penambahan siswa hilang, siswa baru, siswa pindahan 1 atau 2 Tahun yang lalu belum didata oleh lembaga, daftarkan melalui akun Kabupaten (sudah dijelaskan di atas).
Tanya : Bagaimana Terbitnya NISN?
Jawab :
- Kosongkan isian kolom NISN di Emis (Sub Menu Siswa Aktif ->Aksi -> Profil siswa)
- Lengkapi detail siswa dan profil siswa sehingga nama siswa tersebut tidak muncul di unduhan template.
Tanya : Apakah vervalPD akan jalan terus?
Jawab : Iya setidaknya sampai saat ini.
Jawab : Iya setidaknya sampai saat ini.
Tanya : Siswa di PDUN tidak muncul semua
Jawab :
- Pastikan detail siswa dan profil siswa terisi penuh dan valid.
- Tunggu Emis Pusat sinkronisasi dengan PDSPK.
Tanya : Data siswa di PDUN masih merah/Kosong
Jawab : Cek NISN di lama https://nisn.data.kemdikbud.go.id/page/data?nisn=xxxxxxxxxx (dengan catatan xxxxxxxxxx adalah NISN siswa, data yang muncul adalah data siswa tersebut, jika data pemilik NISN tidak muncul atau tidak sesuai, maka NISN tersebut sudah di klaim oleh siswa dari lembaga lain). Langkah selanjutnya kosongkan isian kolom NISN di Emis (Sub Menu Siswa Aktif ->Aksi -> Profil siswa)
Tanya : NISN siswa di PDUN tidak ada
Jawab : sama dengan jawaban di atas.
data emis sudah benar tapi di verval pd siswa blm ada
Tanya : NIK di verval pd kosong
Jawab : edit di vervalPD dengan melampirkan scan asli KK satu persatu dan tunggu persetujuan dari Pendma Kabupaten
Tanya : Menu Proses di mutasi keluar siswa hilang
Jawab : 1. pindah kelas/romble siswa tersebut ke kelas/romble di bawahnya
2. Laporkan ke Pendma Kabupaten akan diteruskan ke Kanwil/Pusat dengan mengirim data melalui wa dengan format no, nsm, nama madrasah, nama siswa, nislokal, tempat tanggal lahir, alasan: menu proses/simpan tidak ada (hilang).
Kumpulan TROUBLESHOOTING atau KUMPULAN PERMASALAHAN akan di perbaharui setiap waktu ketika ada permasalahan baru.
Perbanyak do'a supaya team Emis Pusat sadar betapa pentingnya efisiensi waktu sehingga operator lembaga tidak dua kali kerja yang sia-sia.
CS Emis Kabupaten : Musas Ali, Deni dan Heri
Bila ada kurang/lebihnya mohon dimaafkan atas keterbatasan kami.
Terima Kasih.
